(Powerpoint-) Präsentationen sind wichtig in Schule, Universität und Beruf. Daher müssen sie gut vorbereitet und gehalten werden. Doch es gibt einige Fehler, die immer wieder gemacht werden. Das kann zur Folge haben, dass das Publikum einschläft, oder der Vortragende oder der Vortrag schlecht in Erinnerung bleibt. Um das zu vermeiden, müssen einige Dinge berücksichtigt werden.
Inhalt
Die wichtigste Komponente einer Präsentation ist die fachliche. Der Inhalt, um den es geht, muss gut studiert sein. Aus dem Material muss das Wichtigste ausgewählt werden und Unwichtiges muss unbedingt weggelassen werden. Damit Inhalte auch wirklich ankommen, sind Beispiele notwendig.
Eine Gliederung ist zu Beginn notwendig, außer man hat am Anfang ein klares Ziel, zu dem mit einem erkennbaren roten Faden und einer guten Rhetorik hingeführt wird. Dazu gehören gute Übergänge und Verweise auf bereits Gehörtes.
Die Aufmerksamkeit bekommt man leicht durch eine andere Stimmhöhe, Fragen, Vergleiche, Ungewöhnliches oder Wörter wie „erstaunlich“. Am Anfang der Präsentation bekommt man Aufmerksamkeit durch das Warten auf die absolute Stille, die Symphatie des Publikums durch Irritationen, Witze (auf eigene Kosten) oder Lockerheit und aktuellen Bezug (Aufhänger).
Technik
Man muss sich vor dem Vortrag mit der Technik auseinandersetzen und prüfen, ob der Vortrag technisch einwandfrei machbar ist. Eventuell funktioniert mal die Präsentationssoftware oder ein Präsenter nicht.
Es ist auch sinnvoll, die Powerpoint-Präsentation – wenn sie wirklich fertig ist! – auch als Präsentation zu speichern und nicht als „*.pptx“ mitzubringen. Professioneller wirkt es, wenn man die Präsentation nicht im Bearbeitungsmodus öffnet, sondern gleich als „*.ppsx“ mitgebracht hat und eine echte, fertige Präsentation vor dem Vortrag öffnet.
Notizen für den Vortrag hat man am besten in Stichworten auf kleinen Kärtchen oder in der Präsentation selbst. Powerpoint bietet dafür eine relativ gute Notizfunktion, bei der Notizen zu den jeweiligen Folien auf dem Computerbildschirm erscheinen, während die „normale“ Folie ohne Notizen auf der Leinwand erscheint (Präsentationsmodus).
Powerpoint-Folien
Wie sollen Powerpoint-Präsentationen aussehen? Dabei muss man sich die Frage stellen, was im Fokus sein soll: Die Powerpoint-Präsentation oder der Vortragende? Falls, wie es wohl sein sollte, es der Vortragende ist, muss man das Publikum davor schützen, die Aufmerksamkeit mehr den Folien zu schenken. Dafür gibt es einige einfache Tipps:
- einheitliches Design: Es wirkt natürlich auch professioneller, wenn das Design (Schrift, Farben, Grafiken, Anordnung, …) einheitlich ist, aber es beansprucht auch deutlich weniger Aufmerksamkeit, wenn die Folien nicht ständig Neuheiten bieten, die nicht inhaltlich relevant sind.
- nicht mehr als 5-7 Punkte pro Folie: Zu volle Folien rauben komplett die Aufmerksamkeit und schläfern ein. Wie soll man sich auch auf alles konzentrieren?
- nicht zu viel Kontrast: Kontrastreiche Folien ziehen die Aufmerksamtkeit auf sich. Im Fokus muss allerdings der Mensch stehen.
- richtige Größenverhältnisse: Sind Überschriften wirklich notwendig? Sie sind meist größer als der Inhalt, doch sie sind es nicht, was den Vortrag unterstützt – das muss man bedenken: Die Technik muss unterstützen und darf nicht im Zentrum des Vortrages stehen. Überschriften sind eher notwendig, wenn der Vortrag nicht auf Folieninhalte verweist, also wenn die Präsentation still und leise parallel nebenhei läuft – das ist nicht zu empfehlen. Die Technik sollte nicht im Zentrum stehen und auch nicht still parallel laufen, auch nicht unsychron!
- einfach und selbsterklärend: Folien muss einfach und selbsterklärend sein, damit sie wirklich ausreichend wahrgenommen und auch verstanden werden können. Sind sie zu umfangreich oder komplex, kann das Publikum dem Vortrag nicht mehr folgen. Diagramme, Grafiken, Fotos, Karten usw. sind den langen Texten gegenüber vorzuziehen.
Sinnvoll sind auch immer sogenannte „Backup-Folien“. Diese beeinhalten inhaltlich weitergehende Daten/Diagramme/Zahlen. Da man den Vortrag für einen gewissen zeitlichen Rahmen vorbereitet hat und am Ende darüberhinaus gehende Fragen gestellt bekommt, wirkt es sehr professionell und vorbereitet, falls man am Ende – unerwartet – noch für mehr vorbereitet ist. Falls es kein Bedarf dafür gibt, war die Arbeit allerdings nicht umsonst, da diese Folien mehr Sicherheit geben.
